Cómo Convencer a un Ejecutivo del valor de la Gerencia de Proyectos


Sin duda, disponer de un conjunto común de procesos de Gestión de Proyectos genera valor a una organización. Incluso si ésta utiliza brillantes metodologías, aun hay valor en la aplicación de un conjunto común de procesos luminosos para la Gestión de Proyectos que se utilizan en proyectos similares.

El argumento preciso para convencer a los ejecutivos del valor de la Gestión de Proyectos es diferente de una empresa a otra, porque cada compañía tiene una cultura única y problemas específicos que enfrentar. Cada organización empieza, a partir de su realidad y un conjunto distinto de problemas que están tratando de resolver.

¿Sufre tu empresa hoy?

Si su organización desarrolla hoy, Proyectos exitosos, sus argumentos deben centrarse en cómo, la Gestión del Proyecto puede representar una mejora importante en el tiempo, los costos y la calidad general del ciclo. Sin embargo, el argumento es más sencillo cuando identifica las áreas en las que su organización siente hoy, algún dolor. En ese caso, sus ejecutivos estarán más abiertos a los cambios, y será más fácil apreciar el valor.

Introduce la a Gestión de Proyectos

La mayoría de las organizaciones tienen su propia reputación por cumplir o no las expectativas de sus proyectos. Estas características incluyen:

ü Sus proyectos terminan constantemente, fuera de presupuesto, tarde sin cumplir los requisitos acordados

  • Los Procesos y las técnicas utilizadas son débiles e incompatibles entre los Gerentes de Proyectos
  • La Gestión de Proyectos se suele aplicar en forma reactiva y no se considera que aporte valor
  • El tiempo requerido para la Gestión de Proyectos, proactivamente, no está integrado en un plan de trabajo y se considera un gastos superfluo.
  • A pesar de la falta de planeación y de la Gestión formal de Proyectos, estos son exitosos, a través de cargas pesadas y horas extraordinarias, en todo el ciclo de vida.

La disciplina en la Gestión de Proyectos es una forma probada de superar estas deficiencias.

Realizar una buena Gestión de Proyectos no significa que no se tendrán problemas ni que los riesgos desaparecerán. No significa que no habrá sorpresas. El valor de la buena Gestión de Proyectos es disponer de procesos normalizados de trabajo, para enfrentar todos estos eventos.

El Costo de la Gestión de Proyectos

Por supuesto, aplicar la Gestión de Proyectos tiene un costo, tanto a nivel organizacional como a nivel de Proyecto. Algunos gastos a nivel organización; como la creación de una Oficina de Proyectos, son a largo plazo. Los costos a nivel Proyecto son a más corto plazo e incluyen los gastos no recurrentes asociados al aprendizaje de nuevas técnicas y plantillas para Gestión de Proyectos.

En última instancia, si el resultado de la Gestión de Proyectos redunda en que estos se terminan con mayor lentitud, cuestan más y con mala calidad, no tendría sentido utilizarla. Por el contrario, el uso de la Gestión de Proyectos ofrece mayor probabilidad de que un Proyecto será concluido a tiempo, dentro del presupuesto y con un nivel aceptable de calidad.

El costo y beneficio son factores para escalar los procesos de Gestión de Proyectos. Usted no querrá utilizar los mismos procesos para un Proyecto de diez millones que para uno de diez mil dólares. Es importante asegurar en cualquier Proyecto, sin importar su tamaño, que los procesos de Gestión ofrezcan más valor del que cuestan.

Propuesta de Valor de Alto Nivel

Demostrar el valor de la Gestión de Proyectos es complicado, por la dificultad de aislar los beneficios, frente a lo que hubiera ocurrido de no haber utilizado la Gestión de Proyectos. Una opción es observar diversos aspectos y mostrar el valor relativo a cada componente. Los procesos y las técnicas de la Gestión de Proyectos se usan para coordinar recursos y obtener resultados previsibles.

Por supuesto que Implantar un conjunto común de procesos para la Gestión de Proyectos, requiere de esfuerzo y recursos, sin embargo, el valor generado para la organización es mucho mayor, e incluye:

  • Establecer una mayor expectativa, gracias a una estimación inicial, una planeación y definición del proyecto.
  • Una ejecución más rápida gracias al uso de plantillas y procesos comunes.
  • Menos problemas en el proyecto, por usar procesos de una Gestión Proactiva de Proyectos.
  • Una mejor toma de decisiones a nivel organización, a través de una comunicación más eficaz de los Proyectos.
  • Mayor satisfacción del Cliente y menos re procesos en la construcción de un producto de calidad desde la primera vez.

Mejor Estimación, Planeación y Definición del Proyecto

¿Cuántas veces has escuchado o has estado involucrado en un proyecto que fue un rotundo fracaso? O simplemente no fue tan exitoso como se esperaba. ¿Alguna vez has echado un ojo al pasado tratando de entender qué hizo que el proyecto fracasara? Entonces lo más probable es que te hayas percatado del valor de invertir tiempo en la planeación.

La planeación es el principal enfoque de la Gestión de Proyectos, porque permite, tanto al equipo asignado al Proyecto como al mismo Cliente, compartir una percepción común de los entregables y la fecha de entrega, lo que costará, quién y cómo se hará el trabajo, incluyendo:

  • Comprender y llegar a acuerdos sobre los objetivos del proyecto, los entregables, alcances, riesgos, costos, enfoque, etc.
  • Determinar si el plan original de negocio es válido. Por ejemplo, si un proyecto requiere 10.000 horas hombre puede tener sentido de negocio. Si el proceso de planeación determina que el esfuerzo es en realidad de 20.000 horas, el proyecto puede no tener sentido.
  • Asegurare que los recursos estén disponibles cuando se necesiten.
  • Definir una línea base de alto nivel de avance, que se pueda comparar y medir.
  • Trabajar anticipadamente con el Cliente en los procesos utilizados para gestionar el proyecto.

Declaración de Valor

El proceso de planeación y el uso de definiciones comunes, determina expectativas comunes, asegura la realización del trabajo correcto y puede resultar en la cancelación de Proyectos sin un modelo de negocio viable.

Reúso de Procesos y Plantillas

La gente entiende intuitivamente que es más rápido y más barato reusar algo que ya existe en lugar de crear algo similar a partir de cero. Cuando se crea un conjunto de plantillas y procesos de Gestión de Proyectos y se usan habitualmente en cada Proyecto, cada instancia representa un ahorro de tiempo que de otro modo, se habría gastado en la creación de procesos desde cero.

Declaración de Valor

El uso de plantillas y los procesos de Gestión de Proyectos comunes se traducirá en ahorro de costos y tiempo, asociados con tener que desarrollar desde cero en cada proyecto.

Procesos de Gestión Proactiva de Proyectos

Olvida a la gente que se queja de que la Gestión de Proyectos es sólo un montón de Gastos.

Todo Proyecto tiene problemas. La pregunta es: ¿Se toma la iniciativa para resolverlos o se resolverán sobre la marcha. Todo Proyecto enfrenta riesgos potenciales. Las preguntas son; ¿Resolverlos anticipadamente, o esperar hasta que estos surjan? ¿Comunicarlos proactivamente o enfrentar los malentendidos causados por la falta de información del Proyecto?

Las características de un Proyecto, no cambian por usar o no, un proceso formal de Gestión de Proyectos. Lo que cambia es cómo los eventos se tratan cuando el Proyecto está en curso. ¿Son tratados aleatoria, reactiva o proactivamente, a través de un proceso debidamente planeado?

Declaración de Valor

Procesos proactivos y consistentes en lugar de ayudas de última hora, generan Proyectos más rápidos, más baratos y de calidad superior.

Comunicación Efectiva

Un factor crítico de éxito de todo Proyecto, es la comunicación efectiva en las expectativas de Clientes y patrocinadores. Si estas personas no están bien informados del avance del Proyecto, existe un mayor riesgo de problemas y dificultades, debido a los distintos niveles de expectativas. De hecho, en muchos casos los conflictos no surgen por problemas reales, sino porque Clientes o patrocinadores se sienten sorprendidos.

Declaración de Valor

La comunicación proactiva permite: manejar mejor las expectativas, evitar malos entendidos y conflictos, proporciona mejor información para la toma de decisiones.

Crear Productos de Mayor Calidad desde la Primera vez

La Gestión de Calidad exige implantar procesos para garantizar que el trabajo se realiza con alta calidad desde la primera vez. La práctica de unos procesos simples de Gestión de Calidad, ofrecen mayor nivel de calidad, evitan gastos y el tiempo que representa arreglar las cosas después de los hechos. Muchos equipos piensan que van muy bien hasta que llega el final y aparecen problemas en sus resultados finales. Entonces se dan cuenta de la gran cantidad de re trabajo que hacer, y el plan se va al traste.

Declaración de Valor

La Gestión de la Calidad, a través de la detección oportuna de problemas en el proyecto, ayuda a: crear entregables correctos desde la primera vez, ahorrar costos globales, además de concluir en tiempo y forma.

Otros puntos de valor

Existen otros aspectos de la Gestión de Proyectos que aportan valor, incluyendo el manejo eficaz del alcance, la definición y compilación de indicadores, el control proactivo de planes de trabajo, etc. Sin embargo, los puntos anteriores, enmarcan los argumentos suficientes de valor para justificar la Gestión de Proyectos.

Resumen

Es imposible dar un conjunto exacto de argumentos para convencer a los ejecutivos de cada empresa. Los argumentos que son válidos para una empresa pueden ser muy diferentes en otra compañía.

Sin embargo, no importa la situación actual de su empresa, los puntos antes mencionados son comunes en todas las empresas. Entonces para Vender la Gestión de Proyectos a los ejecutivos de su organización, es identificar el tipo de dolor que ésta enfrenta hoy día.

Después analice los distintos componentes de la Gestión de Proyectos y defina cómo pueden impactar positivamente su entorno. Considere que no podrá vender la Gestión de Proyectos utilizando métricas complejas.

La aplicación de la Gestión de Proyectos es una iniciativa de cambio de la cultura, y la mayoría de las iniciativas de este tipo dependen de algunos números sencillos.

Asegúrese de hablar de beneficios directos para los proyectos en términos de costos, plazos y calidad. Asegúrese de hacer coincidir los beneficios del proyecto con el logro de los objetivos de negocio de la organización y que son un aporte importante para responder a los retos empresariales y para conducir el negocio hacia su visión de futuro.