Barreras para la Comunicación Eficaz y Métodos para su Mejoramiento en las Organizaciones


Autor: José Luis Flores Pérez, MDO

 

 

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James L. Gibson, John M. Ivancevich y James H. Donelly Jr. en su libro Organizations, Behavior, structure, processes establecieron las principales barreras para la comunicación eficaz; uno de los principales retos de un Gerente de Proyecto. Asimismo, Señalaron cuáles son los métodos para el mejoramiento de la comunicación en las organizaciones.

Marcos de referencia

1.           Marco de referencia.

Cada persona puede interpretar la misma comunicación de un modo diferente, según sea su experiencia previa. Esto da por resultado variaciones en los proceso de codificación y decodificación. Los especialistas en comunicación están de acuerdo en que éste es el factor más importante para romper la “comunidad” en las comunicaciones.

2.         Escucha selectiva.

Es una forma de la percepción selectiva, en la cual tendemos a “bloquear” la información nueva, en especial si está en conflicto con lo que creemos. Por tanto, cuando recibimos una indicación por parte de la gerencia, estamos propensos a tomar en cuenta sólo las cosas que reafirman nuestras creencias.

3.           Juicios de valor

 En toda situación de comunicación, el receptor se forma juicios de valor. Esto implica asignar una valía total a un mensaje antes de recibir la totalidad de la comunicación. Los juicios de valor se pueden basar e la evaluación del comunicador por el receptor, las experiencias previas con el comunicador o el significado previsto del mensaje.

 4.           Credibilidad de la fuente

 La credibilidad de la fuente es la confianza y la fe que tenga el receptor en las palabras y actos del comunicador. El nivel de credibilidad que el receptor asigna al comunicador influye, a su vez, directamente en el modo en que el receptor ve y reacciona a las palabras, ideas y acciones del comunicador.

 5.           Problemas de semántica

 Se ha definido la comunicación como la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. En realidad, no podemos transmitir entendimiento o comprensión. Sólo podemos transmitir información en forma de palabras, las cuales son los símbolos comunes. Desafortunadamente, las mismas palabras pueden significar cosas del todo distintas para diferentes personas. El entendimiento está en el receptor, no en las palabras.

 6.           Filtrado

 El filtrado es una ocurrencia común en la comunicación ascendente en las organizaciones. Equivale a la “manipulación” de la información, de tal modo que el receptor la considere positiva. Los subordinados “encubren” la información desfavorable en los mensajes a sus superiores.

 7.           Lenguaje grupal

 Todos, sin duda, hemos tenido relaciones con expertos, y nos han metido a su “caló” altamente técnico, sólo para aprender que las palabras o las frases describen procedimientos muy sencillos u objetos muy familiares. Los investigadores han pedido a muchos estudiantes “completar un instrumento como parte de un tratamiento experimental”. El estudiante aprende muy pronto que se trata, simple y llanamente de tomar un lápiz y llenar un cuestionario.

 8.           Diferencias de status

 Las organizaciones expresan a menudo el rango jerárquico con una variedad de símbolos: títulos, oficinas, alfombras, secretarias, etc. Estas diferencias de status  pueden despertar la sensación de amenaza por parte de alguien que se encuentre más abajo en la jerarquía, quien puede evitar o deformar la comunicación. En vez de aparecer como incompetente, una enfermera preferirá quedarse callada y no expresar una opinión o pregunta a la jefa de enfermeras.

 9.           Presiones de tiempo

 La presión del tiempo es una importante barrera a la comunicación. Un problema obvio es que los gerentes no tienen tiempo para comunicarse con frecuencia con cada subordinado. Ahora bien, las presiones de tiempo pueden conducir a problemas mucho más serios que éste. Salvar el conducto es una falla del sistema prescrito de comunicación formal, que con frecuencia es resultado de las presiones de tiempo. Esto significa que alguien se ha quedado fuera del canal de comunicación, cuando debería estar normalmente incluido.

 10.        Sobrecarga de comunicaciones

 Una de las tareas vitales desempeñadas por un gerente es la toma de decisiones. Una de las condiciones necesarias para tomar decisiones efectivas es la información.

 Debido a los adelantos de la tecnología de las comunicaciones, la dificultad no radica en generar información. A menudo los gerentes se sienten “hundidos” por el diluvio de información y de datos al que están expuestos.

 

Mejoramiento de la comunicación en las organizaciones

 1.           Seguimiento

 Implica suponer que usted no lo han interpretado bien, y siempre que sea posible, tratar de determinar si se recibió el significado pretendido.

 2.           Regulación del flujo de información

 Esta incluye la regulación de la comunicación para asegurar un óptimo flujo de información a los gerentes y eliminar la barrera de la “sobrecarga de comunicación”.

 3.           Uso de la retroalimentación

 En la comunicación frente a frente es posible la retroalimentación directa. Ahora bien, en la comunicación descendente suelen ocurrir inexactitudes debido a la carencia de oportunidades para la retroalimentación desde los receptores.

 4.           Empatía

 Se trata de estar orientado al receptor en vez de orientado al comunicador. La forma de la comunicación dependerá en alto grado de lo que se conozca del o los receptores.

 5.           Repetición

La repetición es un principio aceptado en el aprendizaje. Introducir repeticiones o redundancias en la comunicación (en especial de la índole técnica) asegura que si no se atiende un parte del mensaje, hay otras partes que llevan el mismo mensaje.

6.           Estímulo de la confianza mutua

Sabemos que las presiones del tiempo, a menudo, anulan la posibilidad de que los gerentes puedan seguir la comunicación y estimular la retroalimentación o la comunicación ascendente cada vez que comunican.

7.           Oportunidad

Las personas reciben literalmente un bombardeo de miles de mensajes, todo los días. Muchos nunca se decodifican ni reciben por la imposibilidad de “digerirlos”. Es mucho más fácil entender los mensajes cuando no compiten con otros mensajes.

8.           Simplificación del lenguaje

Se ha identificado al lenguaje complejo como una seria barrera a la comunicación eficaz. Los gerentes deben recordar que la comunicación eficaz implica transmitir entendimiento e información. Si el receptor no entiende, no hay comunicación.

9.           Escucha eficaz

Los gerentes deben, no sólo buscar que los entiendan sino también entender. Esto requiere escuchar. Un método para estimular a expresar sus verdaderos sentimientos, deseos y emociones, es el de escuchar.

10.         Uso del runrún

El runrún es un importante medio de comunicación informal que existe en toda las organizaciones. Básicamente funciona como un mecanismo de desviación, en muchos casos, es más rápido que el sistema del cual se desvía.

 

José Luis Flores Pérez es Director Editorial de TenStep Latinoamérica y tiene más de 30 años de experiencia en Dirección de Proyectos de TI. Cuenta con una Maestría en Desarrollo Organizacional y tiene estudios de Doctorado en Ciencias de la Administración.